「社内の資料探し」をゼロにする。Webベースのファイル管理システムで実現する現場主導のDXとは？

「あの資料の最新版、どこにある？」「社外から図面が見られなくて商談が止まった」「古いカタログで誤提案してしまった」……。

多くの企業が抱える「資料管理」の悩み。実は、これらを解決するために高額な専用ソフトは必要ありません。Webサイトの技術を応用した「自走型ファイル管理システム」を導入することで、現場のスピード感は劇的に変わります。

本記事では、外部に頼り切りにならず、現場の担当者が「自分たちで」管理・更新できるDXのあり方を解説します。

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1. なぜ、既存の「共有フォルダ」では限界が来るのか？

多くの企業がDropboxやGoogle Drive、あるいは社内サーバーを利用していますが、以下のような課題に直面しています。

検索性の低さ

ファイル名だけで中身を判断せねばならず、必要な資料にたどり着くまでに時間がかかる。

情報の属人化

「どのフォルダに何を入れるか」が個人に委ねられ、整理が追いつかない。

更新のハードル

特定の担当者しかアップロードできなかったり、FTPソフトのような専門ツールが必要だったりして、更新が後回しになる。

これらを解決するのが、ブラウザ上で直感的に操作できる「Webベースのファイル管理システム」です。

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2. AG-WORKSの「Webファイルエクスプローラ」が選ばれる理由

私たちが「作れるコンサル」として提供するシステムは、単なるストレージではありません。

① PCのフォルダ操作そのままの直感的なUI

Webサイトに「ファイルエクスプローラー」を実装する技術により、ドラッグ＆ドロップ感覚で資料を整理。ITの専門知識がなくても、現場の担当者がその場で最新資料を反映できます。

② 製品データベースとの連動

単なるファイルの羅列ではなく、「製品スペック」や「型番」と紐づけることで、「この製品に関する全ての図面・PDF」を瞬時に抽出可能。情報の「構造化」が、検索時間をゼロにします。

③ 閲覧ランキングで「重要資料」を可視化

ランキング機能を応用し、どの資料が最も参照されているかを自動抽出。よく使う資料が常に最上部にくることで、探す手間をさらに省きます。

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3. 導入事例：大量の資料登録・紐づけを「一括自動化」

社内DXの真の価値は、単なるデジタル化ではなく、「人がやらなくていい作業を、システムに肩代わりさせること」にあります。

【課題】1件ずつの手作業が生む「公開の遅れ」

以前、あるプロジェクトで直面したのは、膨大なデータとファイルを紐づける際の「アナログな手間」でした。

・最新の資料を一件ずつWebシステムにアップロードする。

・その資料が「どのカテゴリー」で「どの順位」に表示されるべきか、管理画面から一つずつ手動で設定する。

・数十、数百という単位になると、この作業だけで数日を要し、現場に届くのが遅れていました。

※これらの実例はクライアント様固有の業務フローを含むため、一般公開はしておりませんが、個別のご相談をいただいた方限定で、同様のロジックで動く「体験用デモ」を公開しております。

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【解決】CSVを活用した「一括・自動反映」の構築

AG-WORKSでは、この「登録作業」そのものを自動化する仕組みを構築しました。

一括アップロード：修正したファイルをまとめてサーバーへ。

CSVによる一括制御：「どのファイルが最新か」「どの順番で並べるか」をリスト化したCSVをアップするだけで、サイト上の資料一覧が瞬時に更新される仕組みを実装

結果、手作業で行っていた頃に比べ、資料公開までのリードタイムを大幅に短縮。営業現場が常に「最新の正しい資料」を即座に手に取れる環境を実現しました。

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4. 「作れるコンサル」が提案する、失敗しないDXの進め方

「システムを納品して終わり」ではありません。私たちは御社の業務フローを深くヒアリングし、「現場が本当に使い続けられる形」を提案します。

デモデータの活用

御社の実際の資料データを使ったプロトタイプで、導入前に使用感を体験。

チュートリアルの提供

導入後、現場の誰もが更新できるよう徹底サポート。

「自社に合わせたファイル管理システムを安価に作りたい」「資料探しの無駄をなくしたい」とお考えの方は、ぜひ弊社のデモサイトをご覧ください。

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御社の今の「資料管理」、Webでどう効率化できるか診断します。

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数値データの集計やランキング表示も自動化したい場合は、こちらの記事もあわせてご覧ください。