①事務局の誰でも更新できるWebサイト｜担当者が変わっても運営できる仕組み

「Webサイトを事務局で更新できるようにしたい」

事務局のWebサイトを運営していると、そんな要望が出てくることがあります。

お知らせを追加したり、開催情報を変更したり、資料を差し替えたりするたびに制作会社へ依頼するのではなく、事務局の担当者が自分たちで更新できるようにしたい。

一見すると簡単なことのようですが、実際の事務局運営では、単にWordPressの管理画面を使えるようにするだけでは十分とは限りません。

誰が更新するのか。
何を更新するのか。
どこまで変更できるようにするのか。
担当者が変わったらどうするのか。
大量のデータはどうやって更新するのか。

実際の運用まで考えて、Webサイトを設計することが重要です。

「更新できる」だけではなく「運営できる」Webサイトへ

WordPressなどを利用すれば、事務局側でWebサイトを更新できるようにすることは一般的です。
しかし、実際の事務局には複数の担当者がいて、それぞれ担当している業務も異なります。

お知らせを更新する担当者。
会員情報を管理する担当者。
イベント情報を管理する担当者。
資料を登録する担当者。
Webサイト全体を管理する担当者。

全員がすべての機能を操作できる必要はありません。
むしろ、担当者ごとに必要な操作だけができる方が、日々の運用では分かりやすくなります。

AgWORKSでは、「Webサイトを更新できるようにする」ではなく、「事務局が実際に運営できるようにする」という視点で仕組みを考えます。

どんな人が、何を更新するのか

最初に考えるのは、Webサイトのページ構成だけではありません。実際の事務局の仕事を見ながら、

「誰が」「何を」「どのくらいの頻度で」「どのような方法で」

更新するのかを考えます。

例えば、お知らせなら

担当者がタイトルと本文を入力して公開する。
イベント情報なら、開催日、会場、申込先など決められた項目を入力する。
専門医の情報なら、氏名、所属、専門分野、地域などの項目を管理する。

同じ「Webサイトの更新」でも、情報の種類によって適した更新方法は違います。
だからこそ、事務局の業務に合わせて管理画面や更新方法を設計することが大切です。

管理画面も、事務局に合わせて考える

「WordPressを導入したので、あとは事務局で更新してください」というだけでは、実際の運用で困ることがあります。

入力する項目が多すぎる。
どこを変更すればよいのか分からない。
間違って別の情報まで変更してしまう。
必要のない設定まで表示されている。

こうした問題を避けるために、事務局が実際に使うことを前提に、管理画面や入力項目を整理します。
必要な項目だけを表示したり、入力方法を分かりやすくしたり、登録した情報がWebサイトのどこに表示されるのかを分かりやすくしたりすることもできます。

管理する人にとって使いやすいことも、Webサイトの重要な機能です。

大量の情報は、1件ずつ入力しなくてもいい

事務局のWebサイトでは、数件のお知らせだけでなく、大量のデータを扱うことがあります。

専門医の情報。
研修施設の情報。
会員情報。
選手情報。
イベント情報。

こうした情報をWeb画面から1件ずつ登録・修正するのは大変です。

そこで、Excelなどで管理しているデータをCSVにして、Webサイトへ一括登録・一括更新する仕組みを組み込むこともできます。
例えば、数百件の情報をまとめて更新したい場合でも、CSVを利用することで事務局側の作業を大幅に減らせます。

「WebサイトだからWeb画面から1件ずつ入力する」という必要はありません。

普段の事務局業務で使っているExcelやCSVを活かしながら、Webサイトを運営することもできます。

➡︎【Excel・CSVでまとめて更新】

担当者が変わっても、運営を続けられるようにする

事務局では、人事異動や担当変更があります。
担当者しか分からない更新方法になっていると、引き継ぎのたびに問題が発生します。

「このページはどこから更新するのか」
「このデータはどこで管理しているのか」
「この情報を変更すると、どこに反映されるのか」

こうしたことが分からなくなると、Webサイトそのものが属人化してしまいます。
そのため、システムを作る段階から、担当者が変わることも考えて設計します。
操作方法をまとめたマニュアルを用意したり、更新する場所を分かりやすく整理したりすることもできます。

担当者の経験や記憶に頼らなくても運営できること。

それも事務局向けWebサイトでは重要なポイントです。

「誰でも」の意味を考える

ここでいう「誰でも更新できる」は、文字通り全員がすべての機能を使えるという意味ではありません。
事務局の中で必要な人が、必要な情報を、必要な範囲で更新できること。

例えば、

お知らせ担当者はお知らせを更新する。
資料担当者は資料を登録する。
データ担当者は専門医情報を更新する。
管理者は全体を管理する。

というように、役割に合わせて使い分けることもできます。

「誰でも更新できる」ではなく、「必要な人が、迷わず更新できる」。

実際の運用では、こちらの方が重要になる場合もあります。

Webサイトと事務局のデータをつなげる

事務局が管理している情報は、Webサイトに掲載するためだけに存在しているとは限りません。
例えば専門医の情報を登録しておけば、

「専門医一覧」「地域別検索」「専門分野別検索」

など、複数の場所で利用できます。
施設情報であれば、一覧表示だけでなく、条件検索や地図表示などに発展させることもできます。

一度登録した情報をさまざまな場所で活用できるようにすることで、Webサイトを単なる情報掲載の場所ではなく、事務局の情報を活用するための仕組みとして利用できます。

既存のWebサイトを活かすこともできます

「事務局で更新できるようにしたいから、サイトを全部作り直さなければならない」とは限りません。
現在のWebサイトを活かしながら、必要な機能だけを追加することもできます。

例えば、

お知らせだけ事務局で更新できるようにする。
既存のExcelデータをWeb検索できるようにする。
会員限定ページを追加する。
ファイル管理の仕組みを追加する。

といった段階的な改善も可能です。

もちろん、サイトリニューアルのタイミングで、事務局の業務そのものを見直すこともできます。

実際に開発した仕組みをご覧いただけます

AgWORKSでは、実際の事務局運営で利用されることを想定した、事務局側でWebサイトを更新・管理する仕組みを開発しています。

単純なページ編集だけではなく、データの管理方法や更新方法、複数の担当者による運用など、実際の業務を考えながら仕組みを作っています。
「事務局で更新できる」と言葉で説明するだけでは、実際にどのようなものなのか分かりにくいかもしれません。

そこで、可能な範囲で実際の画面をご覧いただきながら、

• どのように更新するのか
• どんな情報を管理できるのか
• CSVなどで一括更新できるのか
• 担当者ごとに操作を分けられるのか
• 自分たちの事務局ならどういう仕組みにできそうか

といったことをご説明しています。

実際の仕組みを見てみませんか？

「事務局で更新できるようにしたい」と考えていても、具体的にどんな仕組みにすればよいのか分からない。

そんな段階でも構いません。

実際に開発した仕組みをご覧いただきながら、事務局での運用方法も含めてご説明できます。

現在のWebサイトやExcelなどでの管理方法を伺い、

「ここはWebで更新した方がよさそう」
「このデータはCSVで一括更新した方がよさそう」
「ここは会員だけに見せた方がよさそう」

といったところから、一緒に整理することもできます。
まだ制作を決めていなくても構いません。

「実際のものを一度見てみたい」というお問い合わせも歓迎しています。

事務局の運営方法に合わせて、Webサイトを作ります

Webサイトを作ることだけを目的にするのではなく、

「事務局が、これからどう運営していくのか」

を考えながら、必要な仕組みを作る。
それが、事務局向けWebサイトを開発するときに大切だと考えています。

更新、データ管理、検索、会員向けサービス、ファイル管理など、必要な機能を組み合わせることもできます。

「こんなことはできる？」

という段階からでも、ご相談ください。

実際の事務局運営に合わせて、WebサイトとWebシステムの仕組みを一緒に考えます。

➡︎【事務局のWebサイトについて相談する】