① 協会・学会サイト運営｜事務局の誰でもホームページを更新できるようにしたい

協会・学会のホームページを運営していると、

「お知らせくらいは事務局で更新したい」
「担当者が変わっても、自分たちで更新できるようにしたい」
「毎回、制作会社に更新を依頼するのは大変」

という要望が出てくることがあります。

WordPressなどを使えば、事務局でホームページを更新できるようにすることはできます。

ただし、実際の事務局運営では、単に「WordPressの管理画面を使えるようにする」だけでは十分とは限りません。

誰が更新するのか。
何を更新するのか。
どこまで変更できるようにするのか。
担当者が変わったらどうするのか。

ホームページを「更新できる」だけでなく、事務局が「運営できる」ことまで考えて設計することが大切です。

「更新できる」だけではなく「運営できる」ホームページへ

協会・学会の事務局には、複数の担当者がいることがあります。

お知らせを担当する人。
大会やイベント情報を担当する人。
資料を管理する人。
会員情報を管理する人。
ホームページ全体を管理する人。

すべての担当者が、ホームページのすべてを操作できる必要はありません。

むしろ、

必要な人が、必要な情報だけを、迷わず更新できる。

その方が、日々の運営では分かりやすい場合があります。

AgWORKSでは、「ホームページを更新できるようにする」のではなく、実際の事務局の仕事に合わせて、運営しやすいホームページにすることを考えます。

まず「誰が、何を更新するのか」を整理する

ホームページを作るとき、最初にページ構成だけを考えるのではありません。

実際の事務局の仕事を見ながら、

誰が
何を
どのくらいの頻度で
どのような方法で

更新するのかを整理します。

例えば、お知らせなら、担当者がタイトルと本文を入力して公開する。

イベント情報なら、開催日、会場、申込先など、決められた項目を入力する。

こうした情報ごとに、更新する人や入力する項目、必要な操作は変わります。

同じ「ホームページの更新」でも、情報の種類によって適した方法は違います。

だからこそ、事務局の業務に合わせて更新方法を設計することが重要になります。

管理画面も、使う人に合わせて考える

「WordPressを導入したので、あとは事務局で更新してください」

というだけでは、実際の運用で困ることがあります。

入力する項目が多すぎる。
どこを変更すればよいのか分からない。
必要のない設定まで表示されている。
間違って別の情報まで変更してしまう。

こうしたことを避けるために、事務局が実際に使うことを前提として、管理画面や入力項目を整理します。

必要な項目だけを表示したり、入力方法を分かりやすくしたり、登録した情報がホームページのどこに表示されるのかを分かりやすくしたりすることもできます。

管理する人にとって使いやすいことも、ホームページの重要な機能です。

「誰でも更新できる」ではなく「必要な人が更新できる」

ここでいう「誰でも更新できる」は、事務局の全員がすべての機能を使えるという意味ではありません。

例えば、

お知らせ担当者は、お知らせを更新する。
資料担当者は、資料を登録する。
イベント担当者は、開催情報を更新する。
管理者は、ホームページ全体を管理する。

というように、役割に合わせて操作できる範囲を分けることもできます。

重要なのは、

「誰でも更新できる」ことより、「必要な人が、迷わず更新できる」こと。

実際の事務局運営では、こちらの方が使いやすい場合があります。

担当者が変わっても、運営を続けられるようにする

協会・学会の事務局では、人事異動や担当変更があります。

担当者しか分からない更新方法になっていると、引き継ぎのたびに困ることがあります。

「このページはどこから更新するのか」
「この情報はどこで管理しているのか」
「この項目を変更すると、どこに反映されるのか」

こうしたことが分からなくなると、ホームページの運営が属人化してしまいます。

そのため、システムを作る段階から、担当者が変わることを前提にして設計することが大切です。

更新する場所を整理したり、操作方法をまとめたマニュアルを用意したりすることもできます。

担当者の経験や記憶だけに頼らず、次の担当者へ引き継げること。

それも、事務局向けホームページでは重要なポイントです。

実際の事務局運営に合わせて、更新方法を考える

ホームページの更新方法は、すべてWeb画面から入力する必要があるとは限りません。

例えば、大量のデータを扱う場合には、ExcelやCSVを利用した方が効率的なこともあります。

専門医や施設などの情報を一件ずつ入力するのではなく、Excelで管理しているデータをまとめて登録・更新する。

このように、普段の事務局業務で使っている方法を活かしながら、ホームページとつなぐこともできます。

データ量や更新頻度によって、適した方法は変わります。

➡︎【協会・学会サイト運営｜Excelを更新したら、ホームページにも反映したい｜Webサイトのデータ更新】

既存のホームページを活かすこともできます

「事務局で更新できるようにしたいから、ホームページを全部作り直さなければならない」

とは限りません。

現在のホームページを活かしながら、必要なところだけ改善することもできます。

例えば、

お知らせだけ事務局で更新できるようにする。
既存のデータをWebで扱えるようにする。
会員限定のページを追加する。
資料の管理方法を変更する。

といった段階的な改善です。

もちろん、サイトリニューアルのタイミングで、事務局の更新方法そのものを見直すこともできます。

実際に開発した仕組みをご覧いただけます

AgWORKSでは、協会・学会サイトの運営に合わせて、事務局側でホームページを更新・管理する仕組みを開発してきました。

単純なページ編集だけではなく、

• どの情報を管理するのか
• 誰が更新するのか
• どこまで操作できるようにするのか
• 担当者が変わったときにどう引き継ぐのか

といった、実際の運営方法まで考えて仕組みを作ります。

実際の画面をご覧いただきながら、

• どのように更新するのか
• どんな情報を管理できるのか
• 担当者ごとに操作を分けられるのか
• 自分たちの事務局ならどうできそうか

といったことをご説明することもできます。

「事務局で更新できるようにしたい」からご相談ください

「今のホームページでは、事務局で更新しにくい」

「担当者が変わるたびに、制作会社へ依頼している」

「WordPressは入っているけれど、実際には使いにくい」

そんな場合は、現在のホームページや事務局での更新方法をお聞かせください。

すぐにリニューアルする必要があるとは限りません。

現在のサイトを活かしながら改善できる場合もあります。

実際の運営方法を確認したうえで、どこを変えると事務局が運営しやすくなるのかを一緒に考えます。

➡︎【協会・学会サイト事務局のWebサイトについて相談する】

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