②表を更新するだけでWebに反映｜事務局サイトのデータ更新を簡単にする仕組み

事務局のWebサイトでは、名前、所属、開催日程、会場、連絡先、施設情報、一覧表など、たくさんの情報を扱います。
こうした情報をWebサイトの管理画面から一件ずつ入力して更新するのは、件数が少なければ問題ありません。

しかし、100件、500件、1,000件とデータが増えてくると、更新作業そのものが事務局の負担になります。

「Excelで管理しているデータをWebサイトにも使いたい」
「一覧表を更新するたびに、Web担当者へ依頼するのをやめたい」
「大量の情報を、一件ずつ入力するのは大変」

このような場合、Webサイト側のデータの持ち方や更新方法から見直すことで、事務局の作業を大きく変えられることがあります。
AgWORKSでは、事務局が普段使っているデータの管理方法を踏まえて、Webサイト上の情報を更新しやすくする仕組みを開発できます。

Webサイトの情報を、一件ずつ入力しなくてもいい

Webサイトの管理画面を開いて、

「氏名を入力する」
「所属を入力する」
「住所を入力する」
「電話番号を入力する」

という作業を、何百件も繰り返す必要があるとは限りません。
たとえば、表形式で管理しているデータをまとめて取り込めるようにすれば、ExcelやCSVなどで整理した情報をWebサイトへ反映できます。

大量の情報を扱う事務局ほど、この違いは大きくなります。
もちろん、単純にExcelのデータを読み込めばいいという話ではありません。

Webサイトでどのように表示するのか。
検索できるようにするのか。
どの項目を公開するのか。
公開後に誰が修正するのか。
データを追加するときはどうするのか。

こうした運用まで考えて、仕組みを作ることが重要です。

「表を更新する」感覚で、Webサイトを更新する

事務局では、すでにExcelなどで情報を管理していることが少なくありません。

たとえば、

• 会員情報
• 施設一覧
• 資格者一覧
• 開催予定
• 講習会情報
• 地域別の情報
• 各種届出や申請に関する情報

などです。

こうした情報をWebサイトでも利用するのであれば、Webサイト専用にもう一度入力するのではなく、元になっているデータを活かしてWebに表示するという考え方があります。

「事務局ではこの表を使っている」というところから始めて、
「では、この情報をWebサイトではどう見せるか」を考えていきます。

TablePress（テーブルプレス）を活用する方法もあります

WordPressで表形式の情報を掲載・更新する場合、TablePress（テーブルプレス）というプラグインを活用する方法があります。

TablePressを使うことで、WordPressの管理画面から表を作成・編集し、Webページに表示できます。
ExcelやCSVなどのデータを扱えるため、事務局で管理している一覧情報をWebサイトに掲載する場合にも利用できます。

たとえば、

「会員一覧を掲載したい」
「施設一覧を更新したい」
「大会日程を表形式で掲載したい」
「これまでHTMLを直接修正していた表を、事務局側で更新できるようにしたい」

といったケースです。ただし、TablePressを入れればすべて解決するわけではありません。
事務局によって、必要な機能や運用方法は違います。
表を編集するだけでよい場合もあれば、

「検索したい」
「絞り込みたい」
「特定の項目だけ表示したい」
「会員だけに見せたい」
「別のページにも同じデータを表示したい」
「大量のデータを一括で更新したい」

といった要望が出てくることもあります。

その場合は、TablePressの機能を活用しながら、必要な部分をカスタマイズしたり、別の仕組みと組み合わせたりすることができます。

既存のプラグインを活用するのか、独自に開発するのか。

その判断も含めて考えられることが、Web開発を依頼するうえでは重要です。

一覧表だけでなく、検索できるデータにもできます

大量の情報をWebで公開する場合、ただ一覧表を表示するだけでは使いにくいことがあります。
たとえば、

「地域から探す」
「名前から探す」
「所属から探す」
「資格から探す」
「条件を組み合わせて探す」

といった検索機能を追加することができます。
TablePressのような既存の仕組みを活用して表を表示するところから、さらに検索・絞り込み・データベース化へ発展させることもできます。
データそのものは表形式でも、Webサイトでは検索しやすいインターフェースにする。
これによって、事務局が管理するデータを、利用者にとって使いやすい情報へ変えることができます。

更新しやすいことと、利用しやすいことを、一緒に考える。

これが事務局サイトのデータ管理では重要です。

データを追加したら、自動的にWebに反映する

データの更新方法によっては、事務局が情報を追加・変更するだけで、Webサイト側にも反映される仕組みにできます。たとえば、

新しい施設を追加する。
既存の施設情報を変更する。
担当者の所属を変更する。
開催情報を追加する。

といった作業を、事務局側の更新として完結させます。
その結果、毎回Web制作会社へ「この情報を修正してください」と依頼する必要がなくなります。

もちろん、すべてのデータを自由に変更できるようにすればよいわけではありません。
重要な情報については、

「入力した人」
「確認する人」
「公開する人」

を分けることもできます。
事務局の体制に合わせて、どこまで自動化するのかを決めることができます。

h2>間違ったデータを公開しないために

大量のデータを扱う場合、更新のしやすさと同じくらい重要なのが、間違いを防ぐことです。たとえば、

「必須項目が入力されていない」
「同じデータが重複している」
「決められた形式になっていない」
「公開してはいけない項目が入っている」

といった問題が起こる可能性があります。
そのため、単純なインポート機能ではなく、必要に応じて入力チェックやエラー表示などを組み込むこともできます。

「間違ったデータを登録しにくい」
「間違いがあったら、どこが問題なのか分かる」

というところまで考えておくと、実際の事務局運営で使いやすくなります。

既存のExcelやCSVを、そのまま捨てる必要はありません

「Webサイトを作り直すなら、今使っているExcelも全部変えなければならないのでは？」と考える必要はありません。
現在の事務局でどのように情報を管理しているのかを確認し、その運用をできるだけ活かしながらWebサイト側の仕組みを考えることもできます。

TablePressのような既存プラグインを使える部分は使い、足りない部分はカスタマイズする。
場合によっては、プラグインではなく独自のデータベースや管理画面を作る。

こうした選択肢を含めて、必要な仕組みを考えます。

重要なのは、

Webサイトに合わせて事務局の仕事を変えるのではなく、事務局の仕事を見たうえでWebサイトを設計すること。
AgWORKSでは、ここを含めて相談しながら開発します。

WordPressでも、ここまでできます

WordPressで作られたWebサイトでも、単に「ページを更新する」だけができるわけではありません。
TablePressのようなプラグインを利用して表を管理したり、データを検索する仕組みを追加したり、独自の管理画面を作ったりすることもできます。
既存のWebサイトをすべて作り直すのではなく、

「今のサイトに、この仕組みだけ追加したい」

という相談にも対応できます。

事務局が扱う「情報」を、Webサイトの仕組みにする

事務局では、日々たくさんの情報が更新されています。その情報を、

「Excelで管理するもの」
「Webサイトに掲載するもの」
「利用者が検索するもの」

と別々に考えるのではなく、一つのデータとしてつなげて考えることができます。
たとえば、

事務局が更新する
↓
Webサイトに反映される
↓
利用者が検索する
↓
必要な情報を見つける

という流れです。
さらに会員情報や権限管理と組み合わせれば、

「会員だけが見られる」
「資格を持つ人だけ表示する」
「地域によって表示内容を変える」

といった仕組みへ発展させることもできます。
単なる「Webサイトの更新機能」ではなく、事務局が持っている情報そのものを活用するWebシステムとして考えることができます。

実際に使っている仕組みをご覧いただけます

こうした仕組みは、文章だけでは分かりにくい部分があります。
AgWORKSでは、実際のWebサイトでTablePressなどを活用した仕組みを使っています。

管理画面でどのように情報を更新するのか。
更新したデータがWebサイトでどう表示されるのか。
検索や絞り込みをどう組み合わせるのか。
必要に応じてどこまでカスタマイズできるのか。

実際の画面を見ながらご説明することもできます。

「TablePressを使っているけれど、もう少しこうしたい」
「今の表を事務局で更新できるようにしたい」
「Excelで管理している情報をWebで活用したい」

といった相談でも構いません。

「うちの事務局ならどうなる？」からご相談ください

事務局の運営方法は、それぞれ違います。
すでにExcelで管理しているところもあれば、複数のファイルやシステムに情報が分散しているところもあります。
そのため、最初から決まったシステムを導入するのではなく、

「現在どのように管理しているか」
「誰が更新しているか」
「誰がその情報を使うのか」
「Webでは何をしたいのか」

を確認してから、必要な仕組みを考えることができます。

「TablePressでこんなことはできる？」
「今の表を検索できるようにできる？」
「WordPressに追加できる？」
「ExcelのデータをWebサイトで使える？」

そんな段階からでもご相談ください。

既存のプラグインを活用する方法から、独自開発まで。
事務局の運営方法に合わせて、更新しやすく、利用者にも使いやすいWebサイトを作ります。

➡︎【事務局のWebサイトについて相談する】