⑧ 協会・学会サイト運営｜重要なお知らせをすぐに届けたい｜緊急・重要なお知らせ

協会・学会のホームページでは、通常のお知らせとは別に、「今すぐ見てもらいたい情報」を掲載しなければならないことがあります。

大会や講習会の中止・延期、災害や悪天候による予定変更、システム障害、重要な手続きの変更などです。

通常のお知らせと同じ場所に掲載すると、ほかの情報に埋もれてしまうことがあります。そこで、重要な情報を目立たせ、事務局からすぐに発信できる仕組みを開発できます。

普通のお知らせと、重要なお知らせを分ける

「新着情報」や「お知らせ」は、日常的な情報発信には適しています。

一方で、「今日のイベントは中止です」「現在システムに障害が発生しています」といった情報は、通常のお知らせとは分けて表示した方がよい場合があります。

トップページの上部や全ページ共通のエリアなど、目につきやすい場所に表示したり、通常のお知らせとは別の専用エリアを設けたりできます。

重要な情報を、重要な情報として見せる。

そのための仕組みです。

緊急時にも、事務局からすぐに公開できる

緊急時に制作会社へ連絡して掲載を依頼するのではなく、事務局から直接、重要なお知らせを登録できるようにします。

管理画面からタイトルと本文を入力して公開するだけで、指定した場所に表示できます。

また、重要なお知らせを扱える担当者だけが操作できるようにするなど、事務局内の権限に合わせた設定も可能です。

「いざというときに、事務局からすぐに知らせられる」ことを重視して設計します。

誰に、いつまで知らせるかも設定できます

重要なお知らせが、すべての人に必要とは限りません。

会員だけに知らせたい情報や、特定の資格者・所属の人に知らせたい情報であれば、会員ログインや会員情報と連携して表示対象を変えることもできます。

また、掲載開始日や終了日を設定して、一定期間だけ表示することもできます。

「誰に」「いつまで」「どこに」表示するのかを、情報の内容に合わせて設定できます。

緊急時だけでなく、重要な情報にも使えます

この仕組みは、災害やシステム障害などの緊急時だけに使うものではありません。

「今年度の会員更新について」「申込期限が迫っています」「重要な制度変更があります」など、通常のお知らせの中に埋もれさせたくない情報にも利用できます。

緊急かどうかではなく、確実に見てもらいたい情報をどう届けるか。

そこから仕組みを考えることができます。

今のホームページに追加することもできます

重要なお知らせの機能を追加するために、ホームページ全体を作り直す必要があるとは限りません。

現在のホームページを活かして、重要なお知らせだけを追加したり、トップページに固定表示したり、全ページに表示したりすることもできます。

サイトリニューアルのタイミングであれば、通常のお知らせや会員向け情報も含めて、情報発信の仕組み全体を整理できます。

いざというときに迷わず使える仕組みに

緊急時の機能は、普段は使わないからこそ、必要になったときに迷わず操作できることが重要です。

誰が登録するのか、どこから操作するのか、どこに表示するのか、通常のお知らせとどう区別するのか。

実際の事務局の運用を確認しながら、管理画面と表示方法を設計します。

AgWORKSでは、事務局が自分たちで情報を更新できるホームページや、会員情報と連携したWebシステムを開発してきました。

「重要なお知らせをすぐに出せるようにしたい」というご相談からでも構いません。

現在のホームページや運用方法を伺いながら、必要な仕組みを考えます。

➡︎【協会・学会のホームページについて相談する】

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