⑧いざという時にすぐ知らせる｜事務局サイトの緊急・重要なお知らせ機能

事務局が運営するWebサイトでは、普段のお知らせとは別に、「今すぐ見てもらいたい情報」を掲載しなければならないことがあります。例えば、

• 大会や講習会の開催・中止・延期
• 災害や悪天候による予定変更
• システム障害のお知らせ
• 重要な手続きに関する変更
• 事務局から会員への緊急連絡
• サービスやイベントに関する重要なお知らせ

などです。
通常のお知らせと同じ場所に掲載するだけでは、重要な情報が他の記事に埋もれてしまうことがあります。
そこで、通常のWebサイトとは別に、重要度の高い情報を目立たせ、事務局からすぐに発信できる仕組みを用意することができます。

普通のお知らせと、緊急のお知らせを分ける

Webサイトには通常、

「新着情報」
「お知らせ」
「イベント情報」

などがあります。これらは日常的な情報発信には適しています。

しかし、緊急時には、

「今日のイベントは中止です」
「現在システムに障害が発生しています」
「重要なお知らせがあります」

といった情報を、通常のお知らせと同じように扱うだけでは不十分な場合があります。
そこで、緊急・重要なお知らせだけを別の場所に表示したり、サイト上部に固定したり、通常のコンテンツより目立つ形で表示したりすることができます。

「重要な情報を、重要な情報として見せる」

という考え方です。

事務局からすぐに掲載できる

緊急時に制作会社へ連絡し、「この文章をトップページに掲載してください」と依頼する運用では、情報を公開するまでに時間がかかります。
事務局側から直接、緊急のお知らせを登録できる仕組みにしておけば、必要なときにすぐ情報を公開できます。
例えば管理画面から、

「緊急のお知らせを登録」
↓
「タイトル・本文を入力」
↓
「公開」

といったシンプルな操作で、Webサイト上の指定された場所に表示することができます。
もちろん、誰でも公開できるようにするのではなく、緊急情報を扱える担当者だけが操作できるようにすることもできます。

どこに表示するかまで考える

緊急情報は、掲載するだけでは意味がありません。
重要なのは、サイトを訪れた人が見つけられることです。例えば、

• トップページの最上部
• 全ページ共通のヘッダー
• ポップアップ
• 目立つ専用エリア
• 通常のお知らせ一覧とは別のエリア
• 会員ページ内の重要なお知らせ

など、目的に合わせて表示方法を考えられます。

「トップページだけに表示する」
「サイト内のすべてのページに表示する」
「会員がログインしたときだけ表示する」

といった出し分けも可能です。

掲載期間を設定する

緊急のお知らせは、いつまでも表示するものではありません。そのため、

「いつから表示するか」
「いつまで表示するか」

を設定できるようにすることもできます。

例えばイベント中止のお知らせなら、開催予定日を過ぎた後には自動的に通常表示へ戻す。
一時的なシステム障害なら、復旧後に表示を終了する。

といった運用ができます。
事務局の担当者が後から表示を消し忘れることを防ぐという意味でも、掲載期間の設定は便利です。

「誰に知らせるか」も変えられる

緊急のお知らせが、すべての人に必要とは限りません。

一般の閲覧者には必要ないけれど、会員には重要。
特定の資格者だけに知らせたい。
関係者だけに知らせたい。

このような場合には、ユーザーの属性やログイン状態に応じて、表示する情報を変えることもできます。
これは、会員管理や会員限定コンテンツなどの仕組みと組み合わせることで実現できます。

「何を知らせるか」だけでなく、「誰に知らせるか」まで考えた情報発信ができます。

緊急時だけでなく、重要情報にも使える

この仕組みは、災害や障害などの緊急時だけに使う必要はありません。例えば、

「今年度の会員更新について」
「申込期限が迫っています」
「重要な制度変更があります」
「新しい手続きが始まりました」

など、通常のお知らせの中に埋もれさせたくない情報にも利用できます。
つまり、「緊急」だけではなく「重要」な情報を確実に見せるための仕組みとして考えることができます。

既存のWebサイトに追加することもできます

このような機能を追加するために、Webサイト全体を作り直す必要があるとは限りません。
現在のWebサイトを活かして、

「緊急お知らせだけ追加したい」
「トップページに重要情報を固定表示したい」
「全ページに重要なお知らせを表示したい」

といった部分的な改修もできます。
サイトリニューアルのタイミングで、通常のお知らせ、会員向け情報、緊急情報など、情報発信の仕組み全体を整理することもできます。

実際の運用を考えて仕組みを作る

緊急時の機能は、普段ほとんど使わないからこそ、いざという時に迷わず使えることが重要です。
そのため、

「誰が操作するのか」
「どこから登録するのか」
「どこに表示するのか」
「いつまで表示するのか」
「通常のお知らせとどう区別するのか」

といった運用まで考えて設計します。
機能を追加するだけではなく、実際に事務局が使う場面を想定して、操作方法や管理方法を整理することができます。

実際の仕組みをご覧いただけます

AgWORKSでは、Webサイトを事務局側で管理・更新するための仕組みを実際に開発しています。
「緊急のお知らせを出せる」と言われても、どのような画面で、どのように表示されるのかは、文章だけでは分かりにくいものです。
実際の画面をご覧いただきながら、

「どこから登録するのか」
「どのように表示されるのか」
「誰が操作できるのか」
「自分たちのWebサイトならどうできるのか」

といったことをご説明できます。

「うちのサイトにもできる？」からご相談ください

「今のWebサイトに重要なお知らせ機能を追加したい」
「緊急時にはトップページの表示を切り替えたい」
「事務局から直接、重要情報を公開できるようにしたい」
「会員だけに重要なお知らせを出したい」

など、具体的なご要望があればもちろん、まだ仕組みが決まっていない段階でも構いません。
実際の仕組みを一度見てみたい、というお問い合わせも歓迎しています。

現在のWebサイトや事務局の運用方法を伺いながら、どのような仕組みにするのがよいか、一緒に考えます。

➡︎【事務局のWebサイトについて相談する】