事務局運営ショーケース｜事務局のWebサイト、こんなことまでできます

事務局のWebサイトは、情報を掲載するだけのものではありません。

会員情報を管理したり、必要な人だけに情報を届けたり、専門医や施設を検索できるようにしたり、会員向けのWebサービスを提供したり。

日々の事務局運営に合わせて、さまざまな仕組みを組み込むことができます。

「今のWebサイトでは、事務局でやりたいことができない」
「Excelで管理している情報を、Webサイトでも活用したい」
「会員向けのサービスを作りたい」
「専門医や施設を検索できるようにしたい」

そんなご要望から、必要な仕組みを一緒に考えていくのがAgWORKSのWeb開発です。
ここでは、事務局のWebサイトで実現できる仕組みを、具体的なショーケースとして紹介します。

事務局の誰でも更新できるWebサイト

Webサイトの更新が、特定の担当者や制作会社にしかできない。

そんな状態では、担当者が変わったときや、急いで情報を更新したいときに困ってしまいます。

事務局の担当者が自分たちで情報を追加・変更できるように、管理画面や更新方法を運用に合わせて設計することができます。

単に「WordPressで更新できます」というだけではなく、実際に事務局で誰が、何を、どのように更新するのかまで考えて仕組みを作ります。

➡︎【事務局の誰でも更新できるWebサイト｜担当者が変わっても運営できる仕組み】

Excel・CSVでまとめて更新

会員情報や施設情報などをExcelやCSVで管理している事務局は少なくありません。

Webサイトの情報を一件ずつ入力するのではなく、ExcelやCSVのデータを利用して、Webサイトの情報をまとめて登録・更新できる仕組みを作ることができます。

WordPressの表を簡単に更新する方法として、TablePress（テーブルプレス）を活用することもできます。

データの量や更新方法に合わせて、既存のプラグインを利用するのか、独自の管理機能を開発するのかを考えます。

➡︎【表を更新するだけでWebに反映｜事務局サイトのデータ更新を簡単にする仕組み】

閲覧者に応じたコンテンツ管理

Webサイトに掲載する情報を、すべての人に同じように見せる必要はありません。

ログインしているかどうか。

会員なのか一般の閲覧者なのか。

どの会員区分なのか。

会費を支払っているのか。

どの地域・資格・所属なのか。

こうした条件を利用して、表示する情報や利用できる機能を変えることができます。

Firebaseなどのログイン・認証サービス、Stripeなどのオンライン決済サービス、CSVで管理している会員情報などを組み合わせ、事務局のルールに合わせたコンテンツ管理を実現します。

➡︎【見る人によって表示する情報を変える｜会員ステータスを活用したWebサイト】

会員だけが見られるWebサイト

会員向けのお知らせ、研修資料、動画、申込ページなど、会員だけに提供したい情報もあります。

会員限定ページを作るだけでなく、会員区分によって見える情報を変えたり、有料会員だけが利用できるコンテンツを用意したりすることもできます。

Stripeなどのオンライン決済サービスと連携すれば、会費の支払い状況とWebサイトの閲覧権限を連動させることも可能です。

「このページだけ会員限定にしたい」という小さなご要望から、会員制度とWebサイトを連携した仕組みまで対応できます。

➡︎【会員だけが見られるWebサイト｜会員限定コンテンツを管理する仕組み】

会員向けWebサービス

会員限定ページのさらに先には、会員一人ひとりが利用できるWebサービスがあります。

ログインして自分の情報を見る。

自分専用のマイページを持つ。

お気に入りや「あとで読む」を保存する。

過去の申込や利用履歴を見る。

会員の属性に合わせておすすめの情報を表示する。

会費をオンラインで支払う。

こうした機能を組み合わせることで、単なる「会員サイト」ではなく、会員のためのWebサービスを作ることができます。

Firebaseによるログイン・会員認証、Stripeによるオンライン決済、Excel・CSVで管理している会員情報など、さまざまな仕組みを組み合わせて開発できます。

➡︎【会員向けWebサービスを作る｜ログイン・決済・お気に入り・マイページまで】

専門医・施設などを検索できるWebサイト

情報量が増えてくると、「掲載する」だけでなく「探せる」ことが重要になります。

たとえば、

専門医を探す。

研修施設を探す。

医療機関を探す。

会員を探す。

専門用語を探す。

過去の事例を探す。

といった検索システムを作ることができます。

地域、資格、所属、分野、年度など、管理しているデータに合わせて検索条件を設計し、複数の条件を組み合わせて絞り込むこともできます。

検索画面だけでなく、事務局側のデータ登録・更新まで含めて設計します。

➡︎【専門医・施設などを検索できるWebサイト｜検索・データベースシステムを開発】

会員・関係者向けファイル管理

会員や関係者向けに、PDFや資料などをWebサイトから提供することもできます。

ただファイルをアップロードするだけではなく、

誰が見られるのか。

どのカテゴリーなのか。

何年度の資料なのか。

どの会員向けなのか。

といった情報を管理し、必要な資料を探しやすくすることができます。

会員区分による閲覧制限や、ファイル検索、管理者による更新などを組み合わせることも可能です。

「PDFを置く場所」から、**「資料を管理して届ける仕組み」**へ。

事務局の運用に合わせて設計します。

➡︎【会員・関係者向けファイル管理｜資料を安全に管理・公開する仕組み】

いざという時にすぐ知らせる

通常のお知らせとは別に、緊急時や重要な情報をすぐに伝えたいことがあります。

イベントの中止。

災害や悪天候による変更。

システム障害。

重要な手続きのお知らせ。

期限が迫っている情報。

こうした情報を目立つ場所に表示したり、掲載期間を設定したり、対象者を限定して表示したりする仕組みを作ることができます。

緊急時だけでなく、「特に重要な情報を確実に届けたい」という場面にも利用できます。

➡︎【いざという時にすぐ知らせる｜事務局サイトの緊急・重要なお知らせ機能】

事務局の運営方法に合わせて、Webサイトを作る

ここで紹介した機能は、すべての事務局に必要なものではありません。

大切なのは、

「どんな情報を管理しているのか」

「誰が更新するのか」

「誰に見せるのか」

「会員にどんなサービスを提供したいのか」

「今はどのような方法で運用しているのか」

を整理し、その事務局に必要な仕組みを作ることです。

WordPressを使った既存サイトに機能を追加することもできます。

ExcelやCSVで管理している情報をWebサイトとつなぐこともできます。

FirebaseやStripeなどの外部サービスと連携することもできます。

必要に応じて、独自のデータベースや管理画面を開発することもできます。

すべてを一から作り直すのではなく、今あるものを活かしながら、必要なところを開発するという方法もあります。

「こんなこと、Webでできる？」からご相談ください

事務局の運営では、Webサイトだけを見ていると解決できない問題もあります。

Excelで管理している情報。

会員管理。

資料の配布。

検索。

申込や決済。

会員向けサービス。

日々の更新作業。

こうした業務全体を見ながら、「どこをWeb化すると事務局が楽になるのか」「どこをWebサービスにすると会員にとって便利なのか」を考えることができます。

AgWORKSは、Webサイトを作るだけではなく、事務局の運営方法に合わせて、必要な仕組みを設計・開発します。

「今のサイトに追加できる？」

「Excelで管理している情報を検索できるようにしたい」

「会員向けのサービスを作りたい」

「こういうことをやりたいけれど、Webで実現できるのかわからない」

そんな段階からでもご相談ください。

実際の仕組みや管理画面をご覧いただきながら、「自分たちの事務局ならどうできるか」を一緒に考えます。

➡︎【事務局のWebサイトについて相談する】